Gemeente Asten start met e-facturering

Geplaatst op dinsdag 8 januari 2019
Afbeelding van een digitale factuur, Bron: Pixabay

Alle leveranciers van de gemeente Asten hebben of krijgen binnenkort een brief van de gemeente over e-facturering. E-factureren biedt voor leverancier en voor ons als gemeente veel voordelen: gemak, snelheid en minder fouten.

Wat is een e-factuur?

Een elektronische factuur (e-factuur) is iets anders dan een e-mail met PDF bijlage. Een e-factuur is een digitaal bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Handmatige verwerking is niet nodig. De kans op fouten is dus een stuk kleiner omdat de data van e-facturen 1 op 1 worden overgenomen. Een e-mail met digitaal gestructureerd document (zoals XML of UBL) is wel een e-factuur.

Ook gemeente Asten stapt over op e-factureren

Gemeente Asten is al geruime tijd bezig haar factuurverwerkingsproces te optimaliseren, met als doel al haar facturen digitaal als e-factuur te ontvangen.
Om hier invulling aan te geven zijn we aangesloten bij het Invoicesharing platform. Dit platform zorgt ervoor dat alle e-facturen, inclusief benodigde informatie, automatisch in ons financieel financiële systeem worden geregistreerd. Dit zal zowel voor ons als voor u als leverancier een efficiëntere werkwijze tot gevolg hebben. Voor u houdt dit in dat u alle facturen automatisch in verschillende bestandstypes zoals XML, EDI, UBL, HR-XML, kunt aanbieden.

Onze voorkeur gaat uit naar het ontvangen van een e-factuur. Wij waarderen het zeer als u hieraan uw medewerking wilt verlenen. Als u toch nog facturen in PDF formaat wilt sturen dan kunt u deze sturen naar facturen@asten.nl. Het PDF bestand moet dan wel 1 bestand zijn per factuur, dus factuur inclusief bijlagen in 1 PDF bestand.

Wat moet u doen?

Vanaf nu kunt u al e-facturen aan ons sturen. Het verzenden van e-facturen is de laatste jaren laagdrempelig geworden. Zo hebben de meeste boekhoudsoftwarepakketten de optie om e-facturen te sturen inmiddels ingebouwd.

Als u hieraan mee wilt werken verzoeken wij u ons een mail te sturen naar facturen@asten.nl Wij zullen u dan de benodigde informatie toe sturen.

Wij hebben uw medewerking nodig

Uw medewerking is essentieel voor het succesvol implementeren van dit proces in onze organisatie. Wij rekenen dan ook op u om deze overgang soepel te laten verlopen.

Neem gerust contact op

Als u naar aanleiding van deze brief nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen. Op maandag t/m donderdag zijn wij tussen 8.30 en 16.00 uur bereikbaar op tel. (0493) 671 212 of via e-mail facturen@asten.nl.