Onderzoeksprotocol

Dit onderzoeksprotocol beschrijft de richtlijnen die de Rekenkamer Asten hanteert bij de inrichting en uitvoering van onderzoek. Het protocol beoogt de kwaliteit van de onderzoeken van de Rekenkamer te waarborgen, te zorgen voor een goed verloop van het onderzoeksproces, inzicht te bieden in de werkwijze van de Rekenkamer en daarmee duidelijk te maken wat anderen kunnen verwachten vóór, tijdens en na een onderzoek.

In geval van een compact onderzoek, bijvoorbeeld QuickScan, rekenkamerbrief, snelle verkenning of vervolgonderzoek, kan de aanpak op onderdelen afwijken. Dat geldt ook wanneer onderzoek in samenwerking met andere rekenkamers wordt uitgevoerd.

De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de Rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De Rekenkamer houdt in haar onderzoeksprogrammering rekening met de actuele thema`s en behoeften vanuit de raad.

Iedereen kan onderzoeksuggesties indienen bij de Rekenkamer (inwoners, ondernemers, organisaties, raadsleden, enz.). Dit kan via mailadres rekenkamer@asten.nl. De Rekenkamer neemt deze in overweging bij het opstellen van het onderzoeksprogramma.

De gemeenteraad kan gedurende het jaar, als het onderzoeksprogramma al is vastgesteld, aan de Rekenkamer vragen om een bepaald onderzoek uit te voeren. De Rekenkamer beslist binnen één maand of aan dit verzoek wordt voldaan en geeft daarbij een motivering (conform artikel 8 van de Verordening).

De Rekenkamer gebruikt de volgende criteria om te bepalen welk onderwerp/welke onderwerpen worden opgepakt:

• Het onderwerp is actueel en heeft een duidelijk maatschappelijk, politiek-bestuurlijk en/of financieel belang.
• Er is mogelijk sprake van risico’s in de sfeer van de uitvoering, financiële en/of maatschappelijke gevolgen.
• Het onderwerp is niet onlangs onderzocht door anderen (het College van B&W uit hoofde van artikel 213a, de accountant of een extern bureau) en er is niet een dergelijk onderzoek gepland.
• Het onderwerp heeft betrekking op de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van de gemeente Asten.
• Het onderzoek of de verkenning heeft volgens de Rekenkamer toegevoegde waarde en leidt naar verwachting voor de gemeenteraad en het College tot nieuwe informatie en concrete aanbevelingen.
• Het onderwerp moet voor de Rekenkamer haalbaar zijn, dat wil zeggen dat het past binnen de financiële en organisatorische mogelijkheden, dat de vraagstelling voldoende duidelijk is, dat de gegevens die nodig zijn om het onderzoek uit te voeren beschikbaar zijn, en dat de tijdshorizon passend is.
• Het onderwerp past binnen de taakopdracht en bevoegdheden van de Rekenkamer en is relevant voor het functioneren van de gemeenteraad.

De Rekenkamer stelt jaarlijks vóór 1 januari het onderzoeksprogramma voor het volgende jaar op. Hierbij wordt de klankbordgroep uit de raad betrokken (zie ook art. 7 van de Verordening). Het onderzoeksprogramma wordt ter kennisneming aan de raad aangeboden.

4.1. Vooronderzoek

Voordat een onderwerp voor onderzoek wordt geselecteerd kan eerst een oriënterend vooronderzoek gedaan worden, bijvoorbeeld in de vorm van een analyse van relevante documenten en literatuur en/of een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen.

Van een vooronderzoek wordt mededeling gedaan aan de gemeentesecretaris. Via de gemeentesecretaris, of een door hem/haar aangewezen functionaris, kunnen stukken voor een vooronderzoek uit de organisatie worden opgevraagd.

Aan de hand van de resultaten van het vooronderzoek besluit de Rekenkamer of het onderwerp zich leent voor een diepgaander onderzoek.

4.2. Startnotitie

Wanneer het onderzoeksonderwerp is bepaald, stelt de Rekenkamer een startnotitie op, met als onderdelen:

• Wat willen we bereiken?
  Aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag en doel van het onderzoek
• Wat willen we weten? 
  Centrale vraag en deelvragen
  Omschrijving van het toetsings-/normenkader
• Hoe komen we dat te weten?
  Globale onderzoeksopzet
  Keuze van de onderzoeksinstrumenten
• Organisatie
  Tijdpad, inhuur externe expertise en kosten

Deze startnotitie wordt besproken met de klankbordgroep.
De definitieve startnotitie vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Als blijkt tijdens het onderzoek dat omstandigheden dit vragen, behoudt de Rekenkamer het recht om de onderzoeksopzet aan te passen. Wanneer het om substantiële wijzigingen gaat, bespreekt de Rekenkamer dit met de klankbordgroep.

4.3. Keuze in uitvoering

Voor de uitvoering van onderzoek zijn er drie mogelijkheden: opdrachtverlening aan een extern bureau, onderzoek in eigen beheer en samenwerking met andere rekenkamers(of combinaties). Hieronder worden de drie mogelijkheden kort beschreven.

• Onderzoek door extern bureau
  Bij de inschakeling van externe bureaus blijven de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van het onderzoeksrapport bij de Rekenkamer liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de Rekenkamer worden genomen.
  De (inhoudelijke) begeleiding van het onderzoek ligt in handen van de Rekenkamer. De secretaris is aanspreekpunt voor de praktische voortgang van het onderzoek voor het externe bureau. De voorzitter is aanspreekpunt voor de inhoudelijke voortgang.
  In bijlage 1 is vastgelegd hoe een extern bureau wordt geselecteerd en welke afspraken worden gemaakt.
• Onderzoek in eigen beheer
  Indien de Rekenkamer besluit één of meer van haar leden te belasten met de uitvoering van onderzoek, wordt voorafgaand aan het onderzoek een raming van de te besteden uren en na afronding van het onderzoek een verantwoording van de bestede uren vastgesteld door de Rekenkamer. Het in rekening te brengen tarief bedraagt € 62,50 per uur (tarief voor 2025, jaarlijkse indexering met het percentage dat gebruikt wordt voor de gemeentelijke begroting).
• Onderzoek in samenwerking met andere Rekenkamers
  Op verzoek van andere rekenkamers of op eigen initiatief kan een onderzoek worden uitgevoerd in samenwerking met andere rekenkamers, bijv. wanneer een samenwerkingsverband met andere gemeenten onderwerp van onderzoek is. De daarvoor voorgestelde werkwijze zal onderdeel zijn van de startnotitie.

5.1. Startgesprek

Bij de start van een onderzoek vindt een gesprek plaats met de gemeentesecretaris/wethouder en/of manager van de betrokken afdeling en/of contactpersoon. In dit gesprek zal de Rekenkamer - en indien van toepassing het extern bureau - een toelichting geven op de onderzoeksopzet en -aanpak. De Rekenkamer vraagt de gemeentesecretaris en/of de manager van de betrokken afdeling om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de Rekenkamer de benodigde informatie zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling(en) door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt.

Vanuit de Rekenkamer is de voorzitter het primaire aanspreekpunt tijdens het onderzoekstraject.

5.2. Interviews

Bij veel onderzoeken zal een deel van de informatie worden verzameld via interviews. Als het onderzoek wordt uitgevoerd door een extern bureau, kunnen leden van de Rekenkamer aanwezig zijn bij interviews. Afhankelijk van aard en onderwerp van het onderzoek worden verslagen gemaakt, de vorm van verslaglegging wordt vooraf afgesproken. De interviews, en daarmee ook de verslagen, zijn vertrouwelijk, om de geïnterviewden zoveel mogelijk vrijheid van spreken te geven.
Het letterlijk citeren uit verslagen van interviews is alleen mogelijk met toestemming van de geïnterviewde. Ook verwijzen naar individuele personen vindt alleen plaats als dat voor het trekken van conclusies noodzakelijk is én wordt vooraf aan de persoon in kwestie voorgelegd. 

5.3. Onderzoekdossier

Gedurende het onderzoek vormt de Rekenkamer een onderzoekdossier. Daarin worden alle relevante stukken bewaard, vanaf de onderzoeksopzet tot en met de behandeling in de raad. De secretaris van de Rekenkamer zorgt voor het onderzoekdossier en archivering (zie ook hieronder). 

5.4. Onderzoeksrapport

De Rekenkamer streeft naar praktische en leesbare rapportages. De vorm van de rapportage is vrij, dus ook andere vormen dan een rapport zijn denkbaar (bijv. infographics). De rapportage moet herkenbaar zijn als rapportage van de Rekenkamer; Uitgangspunt is transparantie: helder moet zijn hoe de Rekenkamer tot het eindoordeel komt.

6.1. Ambtelijk wederhoor

De Rekenkamer stelt in ieder geval de gemeentelijke organisatie en andere onderzochte instellingen in de gelegenheid om eventuele fouten te corrigeren vóór de vaststelling en openbaarmaking van de rapportage, nog zonder conclusies en aanbevelingen. De termijn voor ambtelijk wederhoor (mondeling en/of schriftelijk) bedraagt 3 weken.

6.2. Bestuurlijk wederhoor

Vervolgens wordt overgegaan tot vaststelling van de conclusies en aanbevelingen. Het conceptonderzoeksrapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) wordt aangeboden voor een bestuurlijke reactie. De reactietermijn is 3 weken.

Via de bestuurlijke reactie wordt het college van B&W in de gelegenheid gesteld een inhoudelijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het concept-onderzoeksrapport.

De bestuurlijke reactie van het college van B&W wordt meegestuurd met de rapportage. Als de Rekenkamer wil reageren op de bestuurlijke reactie, zal deze reactie worden opgenomen in de aanbiedingsbrief.

7.1. Behandeling in de gemeenteraad

De definitieve onderzoekrapportage, inclusief de reactie van het College van B&W wordt met een brief aangeboden aan de gemeenteraad, waarna ook het college van B&W en overige betrokkenen een afschrift van het onderzoekrapportage ontvangen. De Rekenkamer en het eventueel ingeschakelde onderzoeksbureau kunnen de rapportage toelichten in de raad. De raad zelf gaat over agendering van de rapportage. Als een raadsvoorstel gewenst is, wordt dit opgesteld door de griffie.

7.2. Publicatie en publiciteit

De voorzitter van de Rekenkamer is primair de woordvoerder die de media te woord staat. De Rekenkamer overlegt met de klankbordgroep over de presentatie van het definitieve onderzoeksrapport naar buiten.

7.3. Archivering

De Rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar onderzoekdossiers, zoals hierboven bedoeld, aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. De secretaris verzorgt de archivering. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de Rekenkamer. Dergelijke verzoeken zullen door de Rekenkamer worden beoordeeld op grond van de Wet open overheid (Woo).

Aldus vastgesteld door de Rekenkamer van de gemeente Asten op 1 december 2025.
Marnix Schlösser, voorzitter
Anja de Jonge, lid

• Bijlage 1: inschakelen extern bureau