Bijlage 1: inschakelen extern bureau

Zo mogelijk wordt meer dan één extern bureau benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet en/of een offerteverzoek een offerte te leveren, conform het gemeentelijke inkoopbeleid.
De Rekenkamer wijst de externe bureaus bij het offerteverzoek op het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer.
Gekozen kan worden om de externe bureaus hun offerte te laten toelichten. Er kan ook voor gekozen worden bureaus, alvorens een offerte uit te laten brengen, een onderzoeksopzet toe te laten lichten en het bureau van voorkeur een offerte te laten uitbrengen.

De Rekenkamer beoordeelt de uitgebrachte offerte(s) op basis van de volgende criteria:

• Ervaring/deskundigheid van het extern bureau en de onderzoekers;
• Uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen;
• Planning en de begroting van het onderzoek;
• Wijze waarop de data worden verzameld en geanalyseerd;
• Wijze waarop tussentijds wordt gerapporteerd;
• Prijs-kwaliteitverhouding.

Als een extern bureau al werkzaam is of was voor de gemeente Asten en er is een risico van belangenverstrengeling, zal de onderzoeksopdracht niet aan het betreffende bureau worden verstrekt.
De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de Rekenkamer. De voorzitter ondertekent de opdrachtverlening.

Het extern onderzoeksbureau neemt de privacy-regels conform de AVG en aanvullende regelingen in acht. Het uitgangspunt is om de overdracht van data zoveel mogelijk te beperken. Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld. Een eventueel datalek wordt door het extern onderzoeksbureau terstond aan de Rekenkamer gemeld. De Rekenkamer zal in voorkomend geval in overleg treden met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en zo nodig een melding verzorgen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Bij het opgestelde contract met het externe bureau hoort ook een geheimhoudingsverklaring.

Aanvullend kunnen de volgende afspraken worden gemaakt:

• Het extern bureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden.
• De Rekenkamer krijgt de beschikking over het gehele onderzoekdossier dat door het extern bureau wordt opgebouwd.
• Het extern bureau gaat tijdens het onderzoek vertrouwelijk om met de resultaten ervan.
• De externe communicatie, zowel tijdens als na afloop van het onderzoek, verloopt via de Rekenkamer. Verzoeken van derden worden door het extern bureau naar de Rekenkamer doorverwezen.